Vertrauliche Dokumente für Kanzleien

Du schickst eine Akte an den Mandanten, ein Konvolut an den Korrespondenzanwalt oder ein Gutachten an den Sachverständigen. Es geht nicht nur darum, ob das Archiv in eine E-Mail passt. Es geht darum, wer das Material öffnen kann, wie lange es verfügbar bleibt und was du nach der Übergabe belegen kannst. Für eine Kanzlei beginnt der Transfer vertraulicher Dateien bei der Zugriffskontrolle, nicht beim Versprechen einer spektakulären Dateigröße.

Transferify trennt die punktuelle Lieferung vom Ort, an dem du das Mandat führst. Du erstellst einen Link für einen abgegrenzten Satz Dokumente, und der Mandant öffnet ihn ohne Konto. Wenn das Material dem Berufsgeheimnis unterliegt oder sensible Daten enthält, ist der Passwortschutz ab Basic verfügbar und die Zero-Knowledge-Verschlüsselung im Premium-Plan. Der Free-Plan enthält diese beiden Kontrollen nicht und darf nicht so dargestellt werden, als enthielte er sie.

Vertraulichkeit beginnt, bevor du den Link kopierst

Ein Link kann weitergeleitet werden, ein E-Mail-Verlauf kann mehr Empfänger enthalten, als dir aufgefallen ist, und ein Passwort in derselben Nachricht wie der Link trennt wenig. Kläre vor dem Senden, wer das Paket erhalten soll, wie lange es gebraucht wird und über welchen Kanal du den Zugang mitteilst.

1. Entferne Duplikate, interne Notizen und Versionen, die nicht Teil der Übergabe sind.
2. Benenne das Archiv nach Akte und Verfahrensstand, ohne unnötig sensible Details im Dateinamen.
3. Aktiviere das Passwort ab Basic und teile es über einen anderen Kanal mit als den, in dem du den Link verschickst.
4. Für Material, das die Trennung des Inhalts vom Transferdienst verlangt, aktiviere die Zero-Knowledge-Verschlüsselung des Premium-Plans und verwahre den Link in der Aktenführung.
5. Notiere Empfänger, Datum, Zweck und Zugriffsfrist im internen System der Kanzlei.

Dieser Ablauf zertifiziert für sich genommen keine Compliance und ersetzt nicht die Sicherheitsrichtlinie der Kanzlei. Er gibt dir aber einen kontrollierteren Übergabepunkt als einen Anhang, der durch mehrere Postfächer weitergereicht wird. Der Ratgeber zum sicheren Versenden großer Dateien erklärt dieselbe Abwägung ausführlich.

Passwort und Zero-Knowledge für sensible Akten

Das Passwort kontrolliert das Öffnen des Links. Es ist nützlich, wenn der Zugriff von einer separat übermittelten Information abhängen soll, nicht nur vom Besitz der URL. Schreibe es nicht in dieselbe E-Mail und verwende kein Passwort wieder, das für Konten der Kanzlei in Gebrauch ist.

Die Zero-Knowledge-Verschlüsselung, verfügbar im Premium-Plan, beantwortet eine andere Frage: Kann der Transferdienst die Dokumente lesen? Mit dieser Option kann Transferify den Inhalt nicht entschlüsseln. Der Vorteil ist die Vertraulichkeit des Inhalts gegenüber dem Anbieter; die Konsequenz ist, dass ein verlorener Link nicht für dich rekonstruiert werden kann. Verwahre ihn im kontrollierten System der Akte und prüfe den Empfänger vor dem Senden.

Die Download-Bestätigung identifiziert keine Person

Auch die Download-Benachrichtigungen beginnen bei Basic. Sie sagen dir, ob und wann heruntergeladen wurde, nie wer heruntergeladen hat. Dieser Unterschied ist wichtig: Eine Benachrichtigung bestätigt ein technisches Ereignis, nicht die rechtliche Identität der Person, die den Link genutzt hat, und ersetzt keine unterschriebene Empfangsbestätigung.

Wenn du den Identitätsnachweis, eine Unterschrift, die Annahme von Bedingungen oder eine formale Beweiskette brauchst, nimm das passende juristische Werkzeug. Transferify hilft dir zu sehen, dass das Paket abgeholt wurde, und einzugreifen, wenn die Frist näher rückt, ohne eine Gewissheit zu erfinden, die das Produkt nicht hat.

Gehostet für späteren Zugriff, P2P für die synchrone Lieferung

Der gehostete Modus ist praktisch, wenn der Mandant später herunterlädt. Du lädst die Dateien hoch, schickst den Link und musst nicht online bleiben. Auf Free ist die Zahl der Sendungen nicht gedeckelt, aber aktive Transfers teilen sich eine gemeinsame Speichergrenze. Enthalten sind 50 Downloads in einem Kalendermonat, und der Ablauf liegt bei 1–2 Tagen.

P2P setzt keine Größengrenze, verlangt aber, dass beide Browser bis zum Ende verbunden bleiben. Das kann für eine verabredete Übergabe an einen Sachverständigen oder Korrespondenzanwalt funktionieren, ist aber nicht die richtige Wahl für den Mandanten, der den Link öffnet, wenn er Zeit hat.

Das Verlängern des Ablaufs beginnt bei Plus. Premium ergänzt Download-Statistiken, Logo und Markenfarben auf jeder Lieferung sowie eine personalisierte Link-Adresse. Prüfe die aktuellen Pläne, denn eine längere Gültigkeit macht aus dem Transfer kein dauerhaftes Archiv.

Wann das Mandantenportal oder das DMS gewinnt

Für wiederkehrende Arbeit an demselben Mandat, mit Rollen, Versionen, Kommentaren, Fristen und formalem Journal, ist ein DMS oder ein juristisches Portal die richtige Wahl. Transferify sollte nicht zur improvisierten elektronischen Akte der Kanzlei werden. Nutze es für klare Übergaben: den heute angeforderten Dokumentensatz, das Gutachten an den Sachverständigen oder die Kopie, die der Mandant ohne Konto herunterladen soll.

Vertraulichkeit kommt nicht vom Namen des Werkzeugs, sondern aus der Kombination von technischer Kontrolle und Prozedur. Das Passwort beginnt bei Basic; die Zero-Knowledge-Verschlüsselung ist im Premium-Plan verfügbar. Übermittle den Zugang getrennt und führe die Nachweise im System der Kanzlei. So bleibt der Link eine kontrollierte Lieferung, keine Abkürzung, die das Risiko ins Postfach verschiebt.