Dokumente versenden: PDF, Verträge und Scans

Ein Dokumententransfer muss die richtige Version liefern, in einem Format, das die andere Seite öffnen kann. Für ein kleines PDF kann ein E-Mail-Anhang reichen. Für eine Mappe voller Scans, einen Vertrag mit Anlagen oder ein Archiv erlaubt dir ein Transfer-Link, die Dateien zusammen zu senden und zu wählen, wie lange sie zugänglich bleiben.

Bereite PDFs, Verträge, Archive und Scans vor

• PDFs: Öffne die Datei vor dem Senden und prüfe Seiten, Ausrichtung und Lesbarkeit. Ein PDF mit Bildern kann viel größer sein als eines mit Text.
• Verträge: Wähle die Version, die raus soll, prüfe die Anlagen und nimm Entwürfe oder interne Notizen aus der Lieferung. Schreibe Datum oder Version in den Dateinamen, damit der Empfänger sie nicht verwechselt.
• Archive: Ein ZIP bündelt Dokumente und Unterordner, garantiert aber keine große Verkleinerung. Öffne das Archiv und prüfe den Inhalt, bevor du es hochlädst.
• Scans: Prüfe, ob alle Seiten da sind, in der richtigen Reihenfolge, ohne abgeschnittene Ränder oder unscharfen Text. Wenn du die Bilder verkleinerst, prüfe Zahlen und wichtige Details noch einmal.

Für eine Mappe mit Unterordnern siehe, wie du einen ganzen Ordner versendest. Am Handy kann es für den Empfänger leichter sein, einzelne PDFs zu bekommen als ein Archiv zum Entpacken.

Wann der E-Mail-Anhang nicht passt

Wähle eine andere Methode, wenn die Summe der Dokumente die Nachrichtengrenze überschreitet, wenn der Empfänger Archive ablehnt oder wenn du den Zugriff über den Link nach einer Frist beenden willst. Es zählt auch die Grenze des empfangenden Postfachs, nicht nur des sendenden. Prüfe die Grenzen für E-Mail-Anhänge, bevor du komprimierst oder die Mappe auf mehrere Nachrichten aufteilst.

Den Link kannst du weiterhin per E-Mail schicken, mit einer Erklärung zu den Dokumenten und der Zugriffsfrist. Wenn ihr dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten oder namentliche Berechtigungen verwalten müsst, kann ein geteilter Ordner in Google Drive oder die Plattform der Organisation passender sein als die Lieferung einer Kopie. Halte dich an die Methode für den Dokumentenaustausch, die deine Organisation akzeptiert.

Wie du die Dokumente per Link versendest

1. Öffne Transferify, füge die Dokumente hinzu und prüfe die Liste der gewählten Dateien.
2. Bestätige deine E-Mail-Adresse, wenn die Anwendung dich darum bittet. Der Empfänger muss für den Download kein Konto anlegen.
3. Wähle den gehosteten Link, wenn der Empfänger später herunterlädt. Lege den Ablauf fest und, wenn dein Plan es erlaubt, ein Passwort für den Transfer.
4. Lass den Tab offen, bis der Upload abgeschlossen ist. Erst danach kannst du den Browser schließen, ohne das Hochladen der Dokumente zu unterbrechen.
5. Kopiere den vollständigen Link und schicke ihn der richtigen Person, zusammen mit der Dokumentenliste und der gewählten Frist. Sende das Passwort getrennt vom Link.

Der Instant-Transfer passt, wenn ihr beide online seid: Die Dateien laufen direkt zwischen den Browsern, und der Tab des Absenders muss offen bleiben, bis der Empfänger fertig heruntergeladen hat. Der Unterschied zwischen den beiden Methoden ist im Ratgeber zum Versenden großer Dateien erklärt.

Passwort und Ablauf für Dokumente

Der Passwortschutz beginnt bei Basic. Das Transfer-Passwort wird beim Öffnen des Links eingegeben; es ist nicht das Kontopasswort und ersetzt kein Passwort, das du schon in das PDF oder das Archiv gelegt hast. Nutze einen getrennten Kanal, um es mitzuteilen. Wer Link und Passwort hat, kann beides weitergeben, das Passwort prüft also nicht die Identität des Empfängers.

Wähle eine Frist, die dem Empfänger den Download erlaubt, ohne die Dokumente länger zugänglich zu lassen als nötig. Der Ablauf zieht bereits gespeicherte Kopien nicht zurück. Die für dein Konto verfügbaren Optionen stehen auf der Preisseite, aus dem Plankatalog, der auch beim Bezahlen gilt. Für eine Verlängerung oder einen abgelaufenen Link siehe, wie lange ein Link gültig bleibt.

Was der Empfänger tun muss

Der Empfänger öffnet den Link im Browser, gibt das Passwort ein, wenn du eines gesetzt hast, und lädt die Dateien einzeln oder zusammen als ZIP herunter. Er braucht kein Transferify-Konto. Nach dem Download liest sich ein PDF in einem kompatiblen Programm, und ein Archiv muss entpackt werden; der Transfer ändert das Format der Dokumente nicht.

Ist der Link abgelaufen oder hat er die vom Absender für diesen Transfer gesetzte maximale Downloadzahl erreicht, bittet dich der Empfänger um einen neuen Link.

Hast du alle in diesem Monat verfügbaren Downloads verbraucht, ist das Monatskontingent deines Kontos erschöpft, nicht nur die Grenze eines Transfers. Ein neuer Link setzt dieses Kontingent nicht zurück. Du kannst den Zugriff wieder öffnen, indem du auf einen Plan mit mehr Downloads wechselst oder die Zurücksetzung im nächsten Monat abwartest, sofern der Link bis dahin nicht abläuft.

Funktioniert das Passwort nicht, prüft das Transfer-Passwort getrennt vom Dokumentpasswort. Behalte die Originale, bis du die Bestätigung bekommst, dass sich die Dateien korrekt öffnen.

Was eine Download-Benachrichtigung bestätigt

Download-Benachrichtigungen sind ab Basic verfügbar. Sie sind ein Signal über den Download, kein Beweis, dass eine bestimmte Person die Dokumente gelesen hat. Die vom Browser des Empfängers gemeldeten Ereignisse können fehlen und prüfen die Identität der Person nicht. Auch das bloße Öffnen der Linkseite heißt nicht, dass die Dateien heruntergeladen wurden.

Für einen Vertrag mit Anlagen oder eine wichtige Mappe verlange eine separate Antwort: Der Empfänger bestätigt, dass er alle Dateien erhalten hat und öffnen kann. Das Senden eines Dokuments bedeutet nicht die Annahme seines Inhalts.

Sende die Dokumente, nachdem du Dateien, Empfänger und Zugriffsfrist geprüft hast.