Pläne und Angebote von der Baustelle senden

Eine Ausführungsakte geht nie allein raus. In derselben Woche verlassen den Schreibtisch PDF-Pläne und .dwg-Dateien für die Haustechnik, ein Angebot mit dem Aufmaß im Anhang, ein paar hundert Abnahmefotos und ein Clip vom Gerüst, der den Stand der Arbeiten zeigt. Der Bauherr will das Angebot und die Fotos, der Bauleiter will das Aufmaß, der Subunternehmer für die Installation will genau seinen Plan, und der Lieferant will das Datenblatt, das du in die Bestellung schreibst.

Transferify deckt den Moment der Übergabe ab, nicht die Verwaltung des Bauvorhabens. Du packst ein Paket, wählst, wie es rausgeht, und verschickst einen Link. Wer ihn bekommt, lädt im Browser herunter, ohne Konto. Der Bauzeitenplan, der Schriftverkehr und die Freigaben bleiben, wo sie sind; was sich ändert, ist der Weg der schweren Dateien zwischen Büro, Baustelle und Bauherr.

Ein Paket pro Bauvorhaben und pro Phase

Wenn Tragwerkspläne, das Angebot und die Fotos der letzten Abnahme im selben Archiv liegen, öffnet jemand vor dem Bauherrn die falsche Revision auf dem Handy.

1. Lege ein Paket pro Bauvorhaben und pro Phase an: Angebot, Ausführung, Abnahme.
2. Halte nicht öffentliche Pläne getrennt von dem Material, das zu Subunternehmern gehen darf.
3. Benenne das Archiv nach Bauvorhaben, Phase und Datum, nicht mit Kürzeln, die nur du verstehst.
4. Lege ein Index-PDF bei, mit der Dateiliste und der Revision jeder Datei.
5. Schicke den Link in derselben E-Mail, in der du erklärst, welche Freigabe du bis wann erwartest.

Ein einmal geschriebener Index spart am nächsten Tag drei Telefonate. Für unterschriebene Dokumente und die Scans, die ein Angebot begleiten, erklärt der Ratgeber zum Versenden von Dokumenten, was mit einem PDF im E-Mail-Weg passiert und wann sich der Link lohnt.

Gehosteter Link für den Bauherrn, P2P für große Aufnahmen

Der gehostete Modus ist die Vorgabe, wenn der Empfänger den Link später öffnet. Du lädst einmal hoch, schickst die Adresse und kannst den Laptop zuklappen; der Bauleiter lädt abends herunter, der Bauherr am nächsten Tag.

Direktes Peer-to-Peer ist für das Material, das über der gehosteten Obergrenze deines Plans liegt, meistens eine Drohnenaufnahme oder das Fotoarchiv einer ganzen Abnahme. Es setzt keine Größengrenze, liefert aber synchron: Dein Browser und der des Empfängers bleiben bis zum Ende verbunden.

Was in jedem Plan steckt

Auf dem kostenlosen Plan ist die Zahl der Sendungen nicht gedeckelt, aber aktive Transfers teilen sich eine gemeinsame Speichergrenze, und die Größe ist ein Kontingent pro Transfer, kein Monatsbudget. Du hast 50 Downloads in einem Kalendermonat und Links, die 1-2 Tage offen bleiben. Das reicht für ein Angebot und ein paar Planblätter, nicht für die Fotoakte einer Abnahme, die drei Subunternehmer offen halten.

Das Verlängern des Ablaufs eines bereits gesendeten Transfers und das Bearbeiten nach dem Senden beginnen bei Plus. Die aktuellen Grenzen und Preise stehen auf der Preisseite, die sie aus demselben Katalog liest, den das Produkt anwendet.

Passwort, Ablauf und Benachrichtigung für Angebote

Ein Angebot mit Preis sollte nicht so herumlaufen wie ein Satz Baustellenfotos. Ab dem Basic-Plan kannst du ein Passwort für den Download verlangen, die Zahl der Downloads dieses Transfers begrenzen und eine E-Mail-Benachrichtigung bekommen. Die Benachrichtigung sagt dir, ob und wann heruntergeladen wurde, nie wer heruntergeladen hat; nimm sie also nicht als Beleg dafür, dass der Bauherr das Aufmaß gelesen hat, sondern hol dir die Bestätigung getrennt.

Die Zugangsdauer legst du pro Transfer fest: 1-2 Tage auf dem kostenlosen Plan, bis zu 7 Tage auf Basic, bis zu 30 Tage auf Plus und auf Premium bis zu 30 Tage oder ohne Ablauf. Für eine Akte, die du zu einem festen Termin schließen willst, wählst du weiterhin ein Enddatum, auch wenn Premium einen Link ohne Ablauf erlaubt.

Für die Unterlagen eines Bauvorhabens in der Ausschreibung hält der Zero-Knowledge-Modus im Premium-Plan den Inhalt für uns unlesbar, weil der Schlüssel nur in dem Link bleibt, den du verteilst. Das ist auch die Verantwortung, die du übernimmst: Geht der Link verloren, kann niemand die Dateien wiederherstellen.

Eine Downloadseite, die nach deinem Betrieb aussieht

Ab dem Plus-Plan kannst du das Transferify-Branding von der Seite entfernen, die der Bauherr öffnet. Premium ergänzt Logo und Firmenfarben auf jeder Lieferung, eine eigene Link-Adresse und Download-Statistiken, was zählt, wenn du wöchentlich Angebote an neue Kunden schickst.

Die Übergabe einer Planungsphase, mit Modellen und Renderings, steht auf der Seite für Architekten; Foto- und Videomaterial nach Objekt geordnet steht auf der Seite für Immobilien. Nimm diesen Ablauf, wenn das Paket aus dem Baubüro oder von der Baustelle an Leute geht, die es einfach herunterladen sollen. Wenn deine Frage eigentlich ist, wie du große Dateien versendest, ohne sie in Stücke zu zerlegen, starte dort und komm für den Ablauf auf der Baustelle hierher zurück.